Jest typem specjalistycznej usługi konsultingowej. Usługa ta daje informację o poziomie efektywności i poziomie kosztów aktualnego rozwiązania systemu zarządzania kopią i wydrukiem w firmie.

Cel analizy biznesowej:

- określenie bieżących kosztów związanych z produkcją dokumentów w firmie

- oszczędności kosztów

- poprawa procesów obiegu dokumentów w firmie

- zwiększenie efektywności i wydajność pracowników

Większość firm traktuje koszty związane z produkcją dokumentów jako koszty marginalne dla funkcjonowania firmy. Natomiast często okazuje się, że można zaoszczędzić znaczne kwoty w tym sektorze, jednocześnie poprawiając jakość i komfort pracy.

Konsulting jest pierwszym krokiem do optymalizacji procesów wydruków w firmie. Składa się z trzech etapów: zbierania danych, analizy i optymalizacji. Każdy etap jest istotny w całym procesie analizy.

Zbieranie danych

Odbywa się podczas bezpośredniego audytu u klienta podczas, którego zbierane są dane min. modele urządzeń biurowych, wiek urządzeń (do określenia okresu amortyzacji), funkcjonalność urządzeń, odczyty z poszczególnych liczników urządzeń, wykorzystywane procesy min. drukowanie, skanowanie, faksowanie, kopiowanie, rozmowy z użytkownikami w celu poznania szczegółów obiegu dokumentów, zlokalizowanie urządzeń na planach budynku.

Analiza

Na bazie zebranych danych precyzyjnie określa się całkowite koszty związane z produkcją dokumentów w firmie. Uwzględniane są min. koszty związane eksploatacją urządzeń, serwisem, wsparciem technicznym oraz koszty odtworzeniowe.

Optymalizacja

Na tym etapie przygotowywany jest raport z przeprowadzonej analizy i proponowane warianty optymalizacji na podstawie wyników analizy oraz wizualizacji opartych na szczegółowych planach.

Korzyści z audytu

1. Wytyczne dotyczące systemu produkcji dokumentów biurowych bardziej efektywnego od obecnego.
2. Informacja o kosztach kopiowania i drukowania dokumentów biurowych.
3. Oszacowanie możliwych oszczędności obszaru kopiowania i drukowania dokumentów w ramach organizacji.
4. Informacja o miejscach nieefektywnych w systemie kopiowania i drukowania dokumentów.
5. Ocena stopnia wykorzystania urządzeń i plan optymalnie efektywnego rozmieszczenia sprzętu.
6. Informacja o potrzebach związanych z obróbką dokumentów na poszczególnych stanowiskach pracy i wskazanie miejsc, w których powinny pracować urządzenia o optymalnie dobranej konfiguracji.